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ASPECTOS ADMINISTRATIVOS CONTABLES ASPECTOS OPERATIVOS ASESORAMIENTOS PROPUESTAS PARA ADMINISTRACION DE TORRES DE VIVIENDAS RECEPCIÓN DE ADMINISTRACIÓN ANTERIOR TAREAS A REALIZAR AL SER ELEGIDA COMO ADMINISTRADORA DEL COMPLEJO   ASPECTOS ADMINISTRATIVOS CONTABLES: 1.1. Toda la información será suministrada por un Sistema de Datos con archivos Individuales de cada Unidad Funcional incluyendo Liquidaciones Mensuales de Gastos – Recibos de Cobros de Expensas – Ordenes de Pagos a Servicios y Proveedores – Liquidaciones de Sueldos del Personal – Balances Mensuales – Planilla de Gastos comparativa mes a mes del último año. 1.2. A los efectos Regístrales y de una mayor Transparencia en el manejo de Fondos del Consorcio, todos los Ingresos y Egresos afectados a dicho giro serán asentados en el Libro de Administración y depositados en una Cuenta Corriente Bancaria abierta para vuestro Edificio y Conciliados con Extracto Bancario Mensual. 1.3. Los Servicios correspondientes al Edificio (Metrogas, Edenor, Telecom, AySA, A.B.L., etc.), serán incorporados al Sistema de Vencimientos, a los efectos de poder efectivizar oportunamente los pagos de facturas y revisión del consumo realizado. 1.4. En lo relativo a las obligaciones laborales del Consorcio, se realizarán las tareas concernientes a dicho rubro (Liquidaciones Mensuales de Sueldos del personal mediante Sistema de Sueldos de Computación propio, así como Liquidación y Pago de las Cargas Sociales y Seguro de Riesgos del Trabajo mediante Form. 931, y Libro de Registro de Remuneraciones Ley 20744), Representación ante los Organismos, Entes e Instituciones que correspondan. 1.5. Todas las facturas de Gastos deberán contar con la aprobación del Consejo de Administración y del Supervisor de Mandataria del Plata Administración Integral S.A. para su contabilización y la confección de la Orden de Pago (La Administración cuenta con Manual de Procedimientos para su funcionamiento) 1.6. En lo relacionado con los aspectos Impositivos del Consorcio, y en el supuesto caso de que todos los miembros sean Responsables Inscriptos en el Impuesto al Valor Agregado se podrá transferir a los mismos el Crédito Fiscal por las compras realizadas. 1.7. A los fines de brindar un mejor Servicio, la Cobranza de Expensas Mensuales se podrá realizar en la unidad de cada Consorcista o en su defecto en Nuestras Oficinas. 1.8. Todo el movimiento será volcado en las Liquidaciones Mensuales de Gastos, pudiendo de esta manera cada Consorcista tener un conocimiento Financiero del Consorcio y de sus obligaciones, ya que las mismas incluyen un Balance Mensual del Estado Patrimonial del Grupo Consorcial. 1.9. Se dará cumplimiento a todas las disposiciones emanadas de la Ley de Propiedad Horizontal 13512, y las que surjan del Reglamento de Copropiedad y Administración y el Reglamento Interno del Edificio. 1.10. La oficina de la Administración se encuentra en Reconquista 574 3º P , y el horario de atención de la misma es de Lunes a Viernes de 09:00 a 18:30 hs., contando con un Servicio de Emergencia por cualquier eventualidad durante las 24 hs. La Administración cuenta con un plantel de 10 empleados incluyendo Administración y Oficina Técnica, que permanentemente realiza cursos de Capacitación, tanto en lo Contable (Curso Sueldos Arizmendi y en la C.A.P.H.) como en lo Edilicio. ASPECTOS OPERATIVOS: 2.1. Mantener las reuniones que fuesen necesarias con el Consejo de Administración para acordar los lineamientos a desarrollar al mes siguiente. Sugerimos una reunión Plenaria Mensual del mismo en la cual la Administración suministrará toda la Información Operativa, Administrativa y Financiera del Consorcio para su Análisis y Toma de Decisión y una reunión semanal con el integrante de dicho cuerpo que se encuentre a cargo para realizar consultas durante la ejecución del referido presupuesto. 2.2. Supervisión y Control de Gestión del Personal del Consorcio Mantenimiento-Limpieza-Seguridad. Su Análisis, Corrección y Mejoramiento del Servicio. 2.3. Confección del Manual de Procedimiento sobre las Instalaciones incorporándolo al Reglamento Interno del Edificio, donde se incluirá el Diagrama de Horarios y tareas del Personal en Relación de Dependencia y las Rutinas de Mantenimiento en las Instalaciones a cargo de Terceros o Contratistas para un Eficiente Servicio de las mismas. Priorizando el Mantenimiento Preventivo. 2.4. Control y Seguimiento de las Prestaciones Técnicas y de Servicio a cargo de Terceros. 2.5. La Administración podrá ejercerse bajo cualquier modalidad – “Administrativa o Integral” – y en cualquiera de las dos se deberá respetar un Organigrama de Funcionamiento que contemple la figura de un Intendente o Responsable de las áreas de Mantenimiento – Limpieza – Vigilancia – y en cuanto al perfil se dará prioridad al personal que actualmente cumple esas funciones por el conocimiento personal de las instalaciones, en caso contrario, Mandataria del Plata S.A. - Administración Integral - cuenta con plantel suficiente para cubrir cualquier vacante en los Edificios. ASESORAMIENTOS: 3.1. Nuestro Departamento Técnico brindará el Aporte de Profesionales en Ingeniería y Arquitectura, para las Soluciones de Mantenimiento que requieren los Edificios de Alta Complejidad. 3.2. Disponemos del concurso de Profesionales para Asesorar en Aspectos Legales, Laboral y todo lo relacionado con la Ley 13512 de Propiedad Horizontal – Est. Jurídico Eguiazú-Guerriera, Tel.: 4811-9944 – Est. Imposit.-Cont. Aroca y Asociados, Tel.: 4951-3817 – Notariales, Esc. Héctor Ferrero, Tel.: 4372-4911. 3.3. Mandataria del Plata S.A. - Administración Integral - opera las Cuentas Corrientes Bancarias de cada Edificio bajo su administración, con el Banco Río de la Plata S.A. o en el Banco más cercano al Edificio. 3.4. Mandataria del Plata S.A. - Administración Integral - Asegura todos los riesgos correspondientes al Consorcio en la Cía. Zurich Argentina Cía. de Seguros S.A. 3.5. Mandataria del Plata S.A. - Administración Integral - se encuentra Asociada a la Cámara Argentina de la Propiedad Horizontal bajo el Nº 2360 con Registro de Administrador Profesional Nº 226 y Certificado de Inscripción en el Registro Público de Administradores bajo el Nº 2863 . Actualizado . 3.6. La tarea se realizará en Nuestras Oficinas con el personal auxiliar necesario y los elementos técnicos del caso. Debe considerarse además que la Gestión implica representar al Consorcio ante terceros (Bancos, Organismos Oficiales, Tribunales, etc.) 3.7. Contamos con más de 40 años de experiencia en esta Profesión que ha sido desarrollada durante su transcurso en Administración de Torres de Oficinas y de Vivienda lo cual implica no solo conocimientos propios de la actividad, sino también manejo de numerosos planteles de personal y presidir las Asambleas anuales de más de 120 Consorcios. Mandataria del Plata Administración Integral S.A. ha superado los 500.000 m2 bajo su Administración. PROPUESTAS PARA ADMINISTRACIÓN DE TORRES DE VIVIENDAS: Luego de la visita al Complejo en el día de la fecha y sin entrar en mayores detalles, podemos adelantar que la política deberá ser, la de contar con responsables en cada sector con un Supervisor según el siguiente organigrama: El Encargado deberá hacer cumplir las Rutinas de Mantenimiento Diarias para contar con Eficientes Servicios en las Instalaciones en Forma Permanente, vale decir (Mantenimiento Preventivo en lugar de Mantenimiento de Rutina) y el Supervisor del Complejo, Verificará el Efectivo Cumplimiento de las Tareas. Adj. enviamos Rutinas de Mantenimiento que se ejecutan en otros Edificios y que podrían adaptarlas. (1). El Encargado deberá atender las inquietudes de los señores Propietarios e Inquilinos y todas aquellas a las que no puede dar respuesta inmediata por su categoría los transmite por radio o personalmente en forma urgente al supervisor con el que estará comunicado las 24Hs los 365 días del año. En cuanto a lo estrictamente Administrativo, Mandataria del Plata S.A. - Administración Integral - propone una Reunión Mensual con el Consejo de Administración en la cual se facilitará toda la Información Histórica con un Borrador del Presupuesto de Gastos para el próximo mes. Se acompaña Liquidación Mensual de Gastos y Planilla de Análisis de Gastos implementada en otros Edificios. (2). La Rutina de Mantenimiento del Complejo estará contenida en su totalidad en un Reglamento Interno, que confeccionaremos durante los primeros 60 días con el conocimiento de las Características y Particularidades de la Torre. Se acompañan ejemplares confeccionados en otros Edificios. ( 3 ) . Las Funciones del Supervisor serán: a)Visitas: Tres por semana y en caso de urgencia las visitas necesarias. b)Asesoramiento y Seguimiento de todas las tareas del Personal en relación de Dependencia, Encargados, Suplentes, Limpieza, Vigilancia, etc. c)Control y Seguimiento de las Tareas a Cargo de Terceros. d)Efectivo Cumplimiento de las Rutinas de Mantenimiento en forma Diaria, Semanal, Quincenal o Mensual que se aplicarán a cada una de las Instalaciones . e)El perfil de Supervisor será Terciario o Técnico en Construcciones. f)Todas las tareas del Supervisor serán Verificadas por Mandataria del Plata S.A. g)Atención de los Reclamos o Propuestas de los Sres. Propietarios que eleven a la Administración y/o a las Reuniones Mensuales del Consejo de Administración. h)Los Honorarios del Supervisor estarán a cargo de Mandataria del Plata S.A. RECEPCIÓN DE ADMINISTRACIÓN ANTERIOR: En caso de tomar la Administración de la Torre les manifestamos como serían a nuestro entender las condiciones de cierre de la Administración saliente y cuales los requisitos que deberá cumplimentar, a saber: 1 - Balance y Rendición Final de Cuentas al 30 de Diciembre de 2007. 2 - Libro de Actas de Asamblea del Consorcio de Propietarios. 3 - Reglamento Original de Co-Propiedad y Administración. 4 - Planos de todas las instalaciones del Edificio (cañerías de agua fría y caliente; desagües cloacales y pluviales; instal. de gas y electricidad; tableros de suministros de energía; etc.) 5 - Boletas de pago ante la Dirección General Impositiva (D.G.I.) de Cargas Sociales correspondientes al personal del Edificio en relación de dependencia, así como depósitos de las Obras Sociales (acompañadas por el correspondiente Libre Deuda). 6 - Recibo de Sueldos del Personal y Libro de Remuneraciones – Ley 20.744- 7 - Póliza de Seguros de Riesgo de Trabajo (A.R.T.) 8 - Póliza de Seguro del Edificio (Integral de Consorcios) 9 - Boletas de Pago de Servicios (Edenor; Metrogas; AySA; ,A.B.L.; Telecom; etc.) acompañadas por el correspondiente Libre Deuda. 10 - Si tuviese Cuenta Corriente Bancaria exclusiva para el Consorcio, acompañada por Libro Banco con Extracto Bancario y Conciliación Bancaria. 11 - Resumen de Cuentas de las facturas pendientes de los Contratistas más importantes que trabajan con el Complejo. TAREAS A REALIZAR AL SER ELEGIDA COMO ADMINISTRADORA DEL COMPLEJO: 1 - Revisión de toda la documentación entregada por la Administración saliente (Revisión del Balance y Rendición Final de cuentas y Revisión del último año de Cargas Sociales y solicitaríamos Libre Deuda a las Empresas de Suministros de Servicios, así como a los contratistas. 2 - Confeccionaríamos, tomando en cuenta Gastos Históricos del Complejo y de común acuerdo con el Consejo de Administración, el Presupuesto de Gastos Mensuales a partir del 1º de Julio de 2007. 3 - Durante los primeros 90 días de gestión, confeccionaremos un Manual de Mantenimiento con tareas de Rutina Diaria, Semanal y Mensual para todo el personal del Edificio (Mantenimiento; Limpieza y Vigilancia) para contar con un Eficiente Servicio del Personal y las Instalaciones, además la elaboración de un Reglamento Interno para todo el Edificio.